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22 9 月 2020

蝦品輯

Pomodoro Technique 番茄時鐘|WFH 就靠番茄鐘工作/讀書法提升效率!
生活百科, 蝦生活

Pomodoro Technique 番茄時鐘|WFH 就靠番茄鐘工作/讀書法提升效率! 

番茄時鐘在夯什麼?大家都在用的 WFH 工作效率提升術

什麼是 Pomodoro Technique 番茄工作/讀書法?WFH 在家工作效率好差怎麼辦?想知道如何提升工作效率改善拖延症嗎?這篇就來告訴你番茄時間管理究竟在夯什麼,拖延症候群必看的工作效率提升術!

在討論最近很夯的番茄鐘工作法是什麼之前,想先請大家回想一下自己是否經常下意識地把「等一下再做好了」、「先休息一下再開始」、「明天再做也不遲」掛在嘴邊?儘管明明清楚今日事今日畢的道理,但就是忍不住一拖再拖不見棺材不掉淚?老是默默發誓「下次一定要提早開始」,不過當下次死線來臨時,卻還是一樣?如果以上問題答案皆是,只能說,你患了拖延症末期,這篇文章正是為了你而寫,絕對要好好閱讀!

 

Pomodoro Technique 番茄工作法是什麼?

番茄鐘工作法,係由義大利人 Francesco Cirillo 在 1980 年代末期所提出,他在準備考試時意外發現廚房裡的番茄鐘計時器能讓他重拾平靜不被外界所干擾,由於效果太好了,於是他開始把「番茄工作法」系統化,經過無數次實驗與驗證後,發現工作 25 分鐘、間歇休息 5 分鐘,是最理想、效率最不會下降的方式。

Pomodoro Technique

其所撰寫的 The Pomodoro Technique 一書出版後,國際媒體、全球暢銷書、高效大師、頂尖人士紛紛爭相引用,是一個風靡超過 30 年的超實用時間管理工具。

 

5 階段|計畫、追蹤、記錄、加工、想像

這套番茄鐘工作法共包含了 5 個階段:計畫、追蹤、紀錄、加工與想像:

  • 計畫:也有人翻譯為規劃,可以分為兩部分,首先先把預計完成的任務依照清單的形式一條一條列在「事項盤點表」,建議能合併一起做的就一起做,項目盡量不要太多。然後,在每個工作日啟動之初,從事項盤點表裡,找出必須優先處理的事項,填入「今日工作表」裡。
  • 追蹤:收集行動的相關數據
  • 記錄:將一天所得的數據整理歸檔
  • 加工:也有人翻譯為處理,也就是將數據轉化成資訊
  • 想像:也有人翻譯為可視化,即視覺化展現找出改善之處與方法

番茄工作法

不少人認為,執行番茄工作法只要拿出計時器就好了,完全大錯特錯!在開始前一定要先做好第一個步驟「計劃」,明確訂下工作目標和執行方向,並且搭配「事項盤點表」、「今日工作表」,以及事後檢討番茄鐘使用情況的「記錄表」,才能持續有效追蹤,不斷提升、改善工作效率。

 

30 分鐘 1 循環|專注 25 分鐘休息 5 分鐘

番茄鐘工作法是種在「專注」、「放鬆」之間切換的工作技巧,藉由高強度的專注,再搭配短時間的放鬆,讓大腦中的資訊可以互相連結,進而提升下一個讀書與工作循環的效率。一個番茄鐘只有 25 分鐘,不可打斷、不可分割,沒有半個或 1/4 個番茄鐘,一次只專注做一件事,把所有的手機訊息、e-mail 和不相關的視窗都關掉。完成一個番茄鐘就短暫休息 5 分鐘,時間結束,再展開下一個番茄鐘,並且每完成 4 個番茄鐘就安排一個 30 分鐘的大休息,以此類推,每天結束工作後也別忘了在紀錄表上寫下完成每個事項各需要幾個番茄鐘。

番茄鐘

 

要特別注意的是,放鬆時不要玩手遊、跟同事聊工作、寫電子郵件、打重要電話等需要激烈思考活動,因為大腦必須花力氣處理這些內容,導致它不但並沒有放鬆到,反而還需要花更多力氣轉換情境切回專注模式。一般建議較好的放鬆方式是閉目養神、出去走走,也可以喝水、上廁所、拉拉筋,總之這 5 分鐘一定要讓自己離開工作狀態讓大腦好好放鬆。

 

3 大優點|平衡注意力空間、學習時間顆粒概念、認識自我

番茄鐘的優點,在於強迫休息,透過專注和放鬆兩種模式的切換,達到維持注意力空間的平衡,就像電腦 CPU 過載了會發燙,大腦過度疲勞也會不堪負荷,短暫的休息能給予腦袋些許緩衝,每開始一個番茄鐘都像是按下 reset 鍵後重新出發。

番茄鐘還能幫助我們學會時間顆粒的概念。不但會開始習慣估算時間,還能進一步將任務拆分為多個小任務,並且透過切割任務的練習,我們將更容易應付被打斷的工作環境,以及有效利用生活中的各種片刻時段。

此外,它還能協助我們認識自我,由於量化了任務時間,使我們得以藉由「具體的數字」了解執行每項任務所需花費的時間,再也不是依靠「感覺」、「好像」這種空泛的描述,以後時間安排會更加精準,不會高估,也不會低估。

除上述三大點之外,原著中提到的優點還有:減少時間持續流逝的焦慮、持續激發幹勁、支持達成目標的決心、增加質與量的評估能力等。

 

6 大注意事項|時間不可變動暫停、前後任務性質相近、剩餘時間檢查溫習

關於番茄工作法,執行時還有以下 6 點需要特別注意

  • 時間不可變動!不要因為覺得事情會做不完,便任意分割或增加時間
  • 時間不可暫停!除非遇到緊急狀況,否則不應任意暫停
  • 任務性質相近!清單前後的任務性質盡量相近,腦袋切換不同性質工作需要時間
  • 小任務請合併!不應把任務拆得太分散,盡量將同一時間內可完成者合併
  • 沒完成請繼續!如果計時器響了但還要幾分鐘才能把事情做完,沒關係可以記入同一個番茄鐘裡;但若超時過久,就要記入下一個番茄鐘裡
  • 剩餘時間檢查!事情做完了但是 25 分鐘還沒到,此時可以把剩餘的時間用來檢查工作成果、溫習學到的內容。

 

 

最後再次提醒大家,唯有搭配「有效的工作策略」,番茄工作法才能真正發揮效果 ,單單只有利用番茄鐘計時是無法讓我們完成專注力訓練的哦!

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