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25 10 月 2020

蝦品輯

工作做不完怎麼辦?|以下執行工作計畫的 4 個好理由,告訴你如何職能大加分
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工作做不完怎麼辦?|以下執行工作計畫的 4 個好理由,告訴你如何職能大加分 

工作做不完怎麼辦?|以下執行工作計畫的 4 個好理由,告訴你如何職能大加分

-截自《創意,從計畫開始: 最重要卻沒有人會教你的工作計畫教科書》

大家會煩惱自己的工作做不完,或是每天的 Ticket 都解不完,每到月報的時候總實達不到彪城為會議中報告最小聲的那為嗎?這以下4個理由帶大家來了解執行「工作計畫」的重要性,相信只要確實執行,一定可以幫助大家大大提升工作效率喔!

Photo by Fox from Pexels

1. 很重要卻找不到的「工作計畫教科書」

「動作很慢……

「做事不得要領……

「團隊都是豬隊友……

如果你有這樣的煩惱,這本書應該對你很有幫助。

我本身的工作是「創意總監」,這個工作簡單的說就是「支援企業或商品品牌設計的相關工作」。目前為止曾參與協助的案子有:中川政七商店、「熊本驚奇」衍生出的熊本熊、永旺的「HOME COORDY」等等。雖然工作量非常大,但很謝謝大家的厚愛,讓我能一直接到工作委託,目前也是同時有十幾件案子一起進行的狀態。而且每個案子參與人員的職業、業種和地位都不太一樣,從公家機關、餐飲、成衣、鐵路、雜貨到家具等各種領域的工作都有。

雖然每天都有許多工作同時進行,需要跟各式各樣的相關人士溝通,但我自己並不覺得有壓力,且工作大多進展順利,團隊也都運作良好。為什麼可以做到這種程度呢?

絕對不是我自己想怎麼做就怎麼做。如果這樣的話,工作一定很快就失敗告終。能沒有壓力又讓工作順利進行,主要是因為我將「工作計畫」做得很確實。

「工作計畫」這個詞聽起來可能有點過時,但對工作來說卻非常重要。包括決定工作的目的,仔細做出計畫,一邊預想各種可能的突發狀況,最後依照時間完成。如果沒有工作計畫,每天一定會手忙腳亂,大小麻煩不斷,專案也會像斷線的風箏一樣不知道飛到哪裡去。

所以工作計畫是「工作的最基本」。

但「工作計畫該這麼安排」這件事,為什麼學校或公司都不教你呢?既然這樣,我自己來寫一本「工作計畫的教科書」好了──樣的想法便是我開始撰寫本書的動機。

 

2.「工作計畫」其實就是「例行公事化」

後面的正文還會詳細介紹,我認為最重要的就是「例行公事化」。不管什麼工作基本上全都「一樣」。

「不不,文具的設計跟服裝設計完全不一樣喔!」

「鐵路的品牌建立跟商標製作應該很不一樣吧!」

雖然可能有人會這麼說,但我卻認為不管是多麼不一樣的案子,核心都是一樣的;即使表面上看起來不一樣,工作的骨架和本質也全都一樣。可能是我的頭銜中有「創意」這個詞讓大家有些誤解,認為我每天都會不斷接觸新的事物,但實際上我很少遇到什麼「新的事物」,頂多有些突發狀況,但也多半不出預料之內。

如果能將各種狀況都變成「例行公事」,每天就能「安穩度日」,只是不慌不忙地處理好眼前該做的事,工作就能順利進行。

「這只是在應付工作吧?」

有人可能會這麼想,但其實不是的,應該說剛好相反;正因為將每次的工作都當成例行公事處理,才會產生「更好的東西」或「更有趣的想法」。

「工作計畫」或許可以改稱「例行公事化」也說不定。因為透過工作計畫讓工作例行公事化,才能在預先打好的基礎上提升工作產出的層次。反過來說,如果沒有工作計畫,每次的工作都是「新事物」的話,那麼場面一定會變得相當混亂。腦子裡亂七八糟,不知道什麼才是正確的,只能靠做出來的東西賭一把……這種情形才叫「應付」吧!

只有確實做好工作計畫,才能打穩工作的基礎,工作也才會做得更加完善。

 

3. 安排工作計畫是為了讓工作能「徹底完成」

另一個需要工作計畫的理由,就是為了要讓工作能「徹底完成」。創意總監的工作可不是光提出想法讓別人接受就好,而是要將想法具體落實,在市面上推出。這時候如果確實做好工作計畫,就不會發生中途遭遇挫折,或是想法消失在半空中的情形。

在獨立開了自己的公司以後,對「徹底完成」這件事會特別有責任感。不論多好的想法,多棒的設計,如果沒具體落實、在市面上推出就沒有意義,當然也收不到錢,所以「徹底完成」非常重要。該做的事都沒有漏掉,現在的做法可以確實接近目標,且該做的事都能依行事曆在預定的時間之內一一執行……

正因為有「工作計畫」,才能有始有終地徹底完成工作,也才會感覺到終於「把工作做完了」。

專案即使能夠「開始」,最後會做到「徹底完成」的人意外地並不多,因此只要能落實工作計畫,就能拉大與許多人的差距。

 

4 怕麻煩的人更需要「工作計畫」

「任何工作都需要先有工作計畫」的做法,可能會讓人覺得我是個性一絲不苟的人,然而實際上我是很怕麻煩的人。既然是怕麻煩的人,為何特別堅持要有工作計畫呢?那是因為有了工作計畫「就結果來說才能省掉很多麻煩。」

「唉唷!思考工作計畫的細節好煩,想到什麼就做什麼吧!」如果這樣開始工作,效率一定會變得很差。因為這樣做周圍的人不會跟著動起來,當然也就不太可能得到高質感的成果。不事先做好溝通,團隊會像多頭馬車,之後也會不斷出現需要重新溝通協調的情形。

怕麻煩的人都討厭多花力氣或多花時間的事,如果沒有工作計畫,無效的作業就會不斷增加,並因此浪費許多時間。

「討厭無效的作業,討厭多花時間,但卻想在結案日之前完成高質感的工作……。」

如果你跟我一樣有這種不切實際的願望,代表你也有成為工作計畫專家的潛質。越是怕麻煩的人,就越需要工作計畫,因為工作計畫不可或缺。

說到這裡,是否稍微了解工作計畫的重要性了呢?那麼就快點進入工作計畫的具體內容吧。

節錄自:《創意,從計畫開始:最重要卻沒有人會教你的工作計畫教科書》

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